Tecnologia da Informação, Contabilidade, Planejamento Tributário, Gestão Empresarial, Rastreabilidade, Escrituração Digital

segunda-feira, 31 de agosto de 2009

Nota Fiscal Eletrônica para Vendas fora do Estabelecimento

Algumas empresas do segmento lácteo realizam parte ou a totalidade de suas vendas mediante distribuição direta nos estabelecimentos de seus clientes, onde a efetivação da transação comercial acontece no ato da entrega e não antecipadamente por pedidos realizados.
 
Neste caso, as notas fiscais não são emitidas pelo setor interno de faturamento, uma vez que os documentos fiscais serão destacados de acordo com as quantidades entregues a cada cliente.
 
Com a implementação da NFe, as empresas que fazem uso desta rotina, deverão ficar atentas em relação às mudanças relativas a tais procedimentos.
 
Vale lembrar que o documento fiscal eletrônico só terá sua Autorização de Uso liberada, mediante transmissão via internet de um arquivo xml contendo os detalhes da transação comercial e a devida Assinatura Digital do contribuinte.
 
Entretanto, a adequação de veículos para realização de tal comunicação, pode onerar o caixa das empresas, uma vez que seriam necessários investimentos com notebooks, impressoras e planos de internet 3G. Além disso, cada distribuidor deveria portar um certificado digital, para que pudessem ser assinados os documentos eletrônicos.
 
As indústrias de laticínios não precisam se preocupar com este ponto, uma vez que para a modalidade de vendas ambulantes, ou seja, aquelas que se caracterizam pela saída de produtos da empresa sem destinatário certo, poderão ser acobertadas mediante uso de documento fiscal em papel, nos modelos 1 ou 1A. É importante ressaltar que apenas para estas particularidades é que poderá ser utilizada a modalidade em papel, sendo necessário uso de AIDF para confecção de tais formulários.
 
A saída das mercadorias da empresa para o veículo/distribuidor deverá ser realizada mediante emissão de  NFe de Saída de Manifesto, cujo preenchimento deverá se dar conforme determinações da legislação vigente (preços, impostos, CFOP, etc).  Para o registro do retorno dos produtos não comercializados, ou seja, do que está sendo devolvido por parte do veículo/distribuidor, também deverá ser impresso um documento fiscal eletrônico: a NFe de Retorno de Manifesto.
 
A fundamentação para este procedimento está descrita na Cláusula 1, § 2, inciso II, do Protocolo ICMS 10/07, que traz o seguinte conteúdo: 
 
"§ 2º A obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal Eletrônica - NF-e, modelo 55, em substituição à Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, prevista no caput não se aplica: ..."
 
"... II – nas operações realizadas fora do estabelecimento, relativas às saídas de mercadorias remetidas sem destinatário certo, desde que os documentos fiscais relativos à remessa e ao retorno sejam NF-e".
 
É importante ressaltar que as empresas não estão impedidas de emitir NFe nas operações fora do estabelecimento, caso se queria utilizar notebooks ou palmtops para registro de suas vendas, inclusive com comunicação via internet 3G ou outra tecnologia integrada. Neste caso o DANFE poderá ser impresso em meia folha, sendo este classificado como DANFE-SIMPLIFICADO.  
 
Referências:
Ajuste SINIEF 07/05
Protocolo ICMS 10/07

sexta-feira, 28 de agosto de 2009

Data e Hora de Saída nas Notas Fiscais Eletrônicas e DANFEs

A respeito das informações relativas a data e hora de saída nas Notas Fiscais Eletrônicas, o contribuinte deverá estar atento em relação ao que poderá ou não fazer, conforme determinações das publicações sobre o tema.
 
É importante ressaltar que o DANFE é uma representação gráfica da NFe e portanto não deve receber alterações em seu layout sem as devidas aprovações por parte do fisco.
 
Nos preocupamos em relação às possíveis informações inseridas de forma manual no mesmo (à caneta, maquina de escrever, etc.), uma vez que estes procedimentos podem não ser vistos com "bons olhos" pelos servidores dos postos fiscais.
 
Entretanto, ao consultarmos centrais de atendimento de alguns estados, nos deparamos com informações nada uniformes. As orientações são variadas e permitem, em alguns casos, deixar tais informações em branco para posterior registro à caneta. Outras Secretarias mencionaram que o campo poderia ficar em branco, mas que não deveriam ser preenchidos de forma manual.
 
O preenchimento dos campos data e hora de saída é facultativo, mas nossa orientação é a de que seja realizada uma consulta especial em seu Posto Fiscal a fim de obter o direcionamento correto a respeito de como proceder nestes casos

quinta-feira, 27 de agosto de 2009

Obrigatoriedade de uso da NFe para Laticínios não foi prorrogada!

Em virtude da publicação do Protocolo ICMS 42/09, muitos profissionais de empresas do segmento lácteo estão considerando que o início de uso da Nota Fiscal Eletronica foi prorrogado para Abril/2010. O referido Protocolo tem por objetivo "escalonar a ampliação da obrigatoriedade do uso da NF-e", atingindo contribuintes enquadrados como industriais, comércio atacadista e distribuição, que remetam mercadorias para outros estados ou que ainda mantenham relacionamentos com orgãos públicos. Estas empresas foram divididas em tres grandes grupos, cujas obrigatoriedades estão distribuídas para os meses de abril, junho, outubro e dezembro do ano de 2010. Como o CNAE Fiscal da empresa é que define a obrigatoriedade de acordo com as datas pré-definidas, a dúvida se deu pelo fato de que FABRICANTES DE LATICÍNIOS estão identificados para iniciar o uso em 01/04/2010. Entretanto, se torna necessária a leitura da Cláusula 5ª. do Protocolo 42/09, onde se define que: "Ficam mantidas as obrigatoriedades e prazos estabelecidos no Protocolo ICMS nº 10/07, de 18 de abril de 2007", ou seja: não há prorrogação para o início das atividades com NFe para Laticínios.
 
Para consultar as atividades descritas nos Protocolos ICMS 42/09 e 10/07, acesse o endereço abaixo:
Selecione Legislação >> Protocolos >> ICMS - Selecione o ano 2009 e clique em 42

terça-feira, 18 de agosto de 2009

RFID - Nova tecnologia para identificação de produtos e materiais

"Além da homogeneidade de moedas, mercados e formatos para transmissão de dados, nota-se ainda no meio empresarial global a aplicação de padrões internacionais para identificação de produtos, principalmente em relação à cadeia de suprimentos.
 
De tal necessidade, nasceu a identificação gráfica EAN-UCC (conhecido popularmente como Código de Barras), que, desde sua origem, trouxe inúmeros benefícios às empresas, proporcionando agilidade e eficiência, principalmente em relação a controles de estoques e automação de vendas.
Atualmente, uma nova tecnologia para identificação, traz a promessa de revolucionar os atuais métodos de controle. Trata-se do EPC-Eletronic Product Code, ou traduzindo, Código Eletrônico do Produto, onde se faz necessária a leitura da embalagem, como o que acontece com o código de barras; Ela é realizada pela tecnologia RFID-Radio Frequency Identification (Identificação por Radio Freqüência)
Ate então, o conceito é simples, pois tal identificação é realizada mediante leitura de uma etiqueta inteligente (smart tag) que fica afixada à embalagem do produto. Tal etiqueta é composta de uma antena e um chip no qual estão contidas várias informações sobre o item, como código EPC, lote de fabricação, origem da mercadoria, preço, dentre outros dados. 

A tecnologia RFID, já está se fazendo presente no dia a dia das pessoas em todo mundo, e de forma muito especial também nas organizações. No cenário internacional ela já está sendo utilizada para identificação de pacientes em hospitais, automóveis em rodovias, bagagens em aeroportos, passaportes e principalmente em produtos industrializados. Este último traz consigo, no que diz respeito ao aspecto corporativo, uma eficiência considerável quando se trata de controles de estoque, logística e transportes. 

No Brasil elas já são utilizadas em praças de pedágio, através do sistema Sem Parar, no qual é proporcionada economia de tempo para o usuário, pois este não tem que passar pela cancela. A cobrança da tarifa é enviada posteriormente para o proprietário do veículo.
 
No segmento varejista, o Grupo Pão de Açúcar incluiu as etiquetas inteligentes na adega de seu supermercado high tech, inaugurando ha alguns meses no Shopping Iguatemi, na cidade de São Paulo.
 
Entretanto, as aplicações no varejo ainda são raras, pois dependem da identificação de todos os produtos com a tecnologia RFID, o que precisa ser feito pelos próprios fabricantes, que para atender às exigências de algumas redes de supermercados, estão gradativamente colocando estas etiquetas em seus produtos. É o que tem acontecido, por exemplo, nos EUA com os fornecedores da Rede Wal-Mart e na Alemanha com a Rede Metro.

No Brasil, estas adequações exigidas pelo Wal-Mart, fizeram com que muitas empresas nacionais mobilizassem seus setores de pesquisa e desenvolvimento, a fim de propiciar a atualização tecnológica em relação ao uso de RFID. Podem se destacar neste contexto, as ações de algumas empresas, como a Unilever, que iniciou alguns projetos, tendo em vista exigências de médio prazo, por parte de seus clientes. O uso de RFID se iniciou em seus centros de logística e distribuição, e foram reforçados pelas grandes possibilidades de aumento de produtividade, ganhos de tempo, otimização de mão de obra e principalmente garantia de informações.
 
Já em relação ao Boticário, os investimentos não apresentaram um retorno significativo no início das operações, exigindo cautela por parte da administração, já que a implementação desta tecnologia é de custo elevado e os retornos não se justificaram no inicialmente.
 
O Grupo Pão de Açúcar por sua vez, encarou a aplicação de investimentos nesta tecnologia com bastante seriedade, reforçando a necessidade generalizada de envolvimento e capacitação, para que os impactos deste processo sejam entendidos por todos."
 
Em breve, postaremos maiores informações sobre estes assuntos, apresentando suas devidas aplicações para produtos e processos nas Indústrias de Laticínios.
 
 
 
Texto extraído de trabalho de pesquisa elaborado e apresentado por Eliton Luiz de Assis, Renan Almada Barros, Lazáro Luiz Lazaroni de Freiras e Raul Otaviano Araújo Neto, em relação à atividades do Curso de Administração da Faculdade de Minas - FAMINAS, em junho/2008.

segunda-feira, 10 de agosto de 2009

Qual Certificado Digital deve ser utilizado para NFe

Existem três tipos de certificados digitais que podem ser utilizados para atividades ligadas ao SPED, onde temos a opção pela aquisição do eCNPJ, eCPF e ePJ para NFe.

O e-CNPJ é um certificado digital que atende perfeitamente aos padrões técnicos do projeto nacional do SPED, não existindo qualquer impedimento técnico para sua utilização. Contudo, ele é a identidade digital da empresa e necessita de certa segurança. Além disso, é utilizado para outras operações na organização, dentre elas os serviços eletrônicos realizados com aplicativos da Receita Federal do Brasil.

Por conta desta necessidade de segurança, além de evitar uma situação na qual, ao mesmo tempo, os setores de contabilidade e faturamento podem precisar do certificado digital para suas operações, muitas empresas tem adquirido o certificado digital específico para NFe. Não se trata, portanto, de outro eCNPJ, mas sim do ePJ Multiplo.

Atualmente, as Autoridades Certificadoras oferecem certificados digitais do tipo ePJ-Múltiplo como Certificado Digital para NF-e.

Cabe a cada empresa avaliar se realmente se faz necessária esta aquisição ou se, em decorrencia de um movimento menor, se haverá a possibilidade de usar o mesmo certificada para várias atividades.

Nossa opinião, é pela aquisição dos dois tipos de certificados, cada qual reservado para sua função específica.

sábado, 8 de agosto de 2009

Gestão de Energia: Cuidados são necessários em face da implantação da NFe

A cada implantação de soluções para a NFe, surgem novas situações, que merecem nosso comentário.
Se ocorrer perda de conexão com a internet, temos como alternativa o uso da estratégia de contingência, conforme as opções disponibilizadas pelo projeto SPED, possibilitando assim ao contribuinte a continuidade de suas operações comerciais.
Porém, qual foi a alterativa prevista para possíveis quedas de energia?
Em se tratando do fato de que as empresas, já obrigadas à NFe, não poderiam mais fazer uso de suas notas modelos 1 ou 1A para acobertar suas operações, a saída seria um investimento em segurança no que diz respeito a continuidade das operações em situações de falta de eletricidade.
Tal situação demandará de uma boa revisão da atual infra-estratura da empresa, tarefa das equipes de TI, onde deverão ser estudadas as melhores alternativas e realizadas as análises de investimentos necessárias para que possam ser adquiridos, o quanto antes, no-breacks que permitam a realização de trabalhos até que o fornecimento de energia se restabeleça.

Formulário de Segurança

A NF-e substitui o uso da nota fiscal em papel por um arquivo eletrônico, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente. Esta assinatura digital é inserida no arquivo gerado pelos sistemas de gerenciamento de vendas do contribuinte e é transmitida via internet aos servidores das SEFAZ para obtenção da autorização de uso. 
 
Só assim é possível registrar a operação comercial e consequentemente emitir o
Documento Auxliliar da NFe - DANFE, que se trata de uma representação gráfica da NF-e, cuja impressão se dá em papel comum, em folha solta, tamanho A4.   
 
 
Na estratégia de contingência, a rotina de trabalho será baseada no conceito de que o DANFE poderá ser impresso antes da obtenção da Autorização de Uso. Neste caso especial, ocorre o despacho da mercadoria para posteriormente ser enviado o arquivo digital correspondente à NF-e.
 
Mas, deve-se ficar claro para as equipes de TI e Faturamento, que tal procedimento só deve ser utilizado em casos de extrema urgência de expedição da carga ou em situações na qual não há previsão de retorno de conexão com a internet.
    
Neste caso, o DANFE não poderá ser impresso em papel comum. Ele deverá ser impresso no Formulário de Segurança de Documento Auxiliar - FSDA, adquirido de empresas devidamente autorizadas, sendo que em seu corpo deverá conter a especificação de que tal impressão ocorreu em regime de contingência (o que será feito automaticamente pelos sistemas ERP), além do que, devem ser emitidos em duas vias, uma ficando em poder do emitente e outra sendo enviada para o destinatário.

Revisão cadastral de parceiros de negócios

Atribuo aqui o nome "parceiros de negócios" a todas as empresas, pessoas e entidades nas quais são realizadas transações como compras e vendas de produtos, além de aquisições e prestações de serviços.
Todos os projetos do SPED exigirão um cadastro devidamente limpo e saneado, emiminado todos os possíveis caracteres especiais, como pontos, acentos, cedilhas, dentre muitos mais. Além desta "limpeza" de informações, as empresas devem se atentar para outro detalhe, também de suma importância: a regularização cadastral do seu parceiro perante seu fisco de origem.
A NFe ainda não está detectando a irregularidade da inscrição estadual do destinatário, mas já se fala na tendência de que, em breve, as empresas podem não poder realizar uma venda por conta de um destinário com cadastro invalidado. O projeto NFe é tão bem arquitetado que tais validação poderão ser feitas automaticamente em tempo muito curto
Existem muitos detalhes sobre a NFe, por isso recomendamos a leitura e pesquisa de todas as publicações, decretos, atos cotepe e outros documentos disponibilizadas até o momento. A informação é o principal investimento no momento.

Nota Fiscal Eletrônica para Laticinios

As empresas do setor lácteo devem se preparar para a implementação da NFe, pois sua obrigatoriedade está definida para início em 01/09/2009. A desinformação pode ser o principal vilão para as equipes de TI e Contabilidade, que podemos considerar como as de maior responsabilidade neste processo. É preciso buscar uma compreensão em relação a todos os processos, evitando assim equívocos por parte das equipes internas, principalmente a de faturamento. Um detalhe que não pode ser ignorado pelas empresa é que, com a implementação obrigatória da NFe, as notas fiscais em papel, modelo 1 ou 1A não mais poderão ser utilizadas, pois nenhuma das hipóteses de transação comercial, como vendas, entradas, simples remessa e outras poderão ser acobertadas pelo processo antigo de emissão de documentos fiscais. Existe uma possibilidade ainda de uso de documentos não eletrônicos, ou seja, de modelo 1 ou 1A, mas trata-se de ocasiões especiais de venda sem destinatário certo, operação muito comum em entregas de leite "barriga mole". Mesmo assim, neste caso citado, a empresa ainda terá que ser emitida a NFe de manifesto, tanto a relativa a saída dos produtos, como a de retorno dos itens não vendidos daquele determinada carga despachada.

sexta-feira, 7 de agosto de 2009

Adequação aos projetos SPED: Um grande desafio para as organizações

O decreto nº 6.022 de 22 de janeiro de 2007, que instituiu o Sistema Público de Escrituração Digital - SPED, trouxe em seu Artigo 2º a identificação deste programa como instrumento que teria por finalidade a unificação das atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos contábeis e fiscais. Enquanto os estados terão uma melhor eficiência fiscal, as empresas poderão se beneficiar da economia com uso de formulários, além da redução dos custos com armazenamento de documentos e da agilidade em seus processos de trabalho. Em contra partida, as informações prestadas ao Fisco serão verificadas com muito mais rigor, sendo que eventuais erros poderão comprometer a escrituração das empresas. É na questão da sonegação de impostos que o SPED causará maior impacto.

O SPED é resultado de esforços e cooperações entre os Fiscos Federal, Estaduais, Municipais e Receita Federal do Brasil, além de entidades que participaram do projeto. O principal objetivo é centralizar e cruzar, em tempo real, informações das atividades comerciais de contribuintes.

Os principais projetos do SPED são:

Nota Fiscal Eletrônica – NF-e
O Projeto NF-e tem como objetivo a implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico que venha a substituir a sistemática atual de emissão do documento fiscal em papel, modelos 1 e 1A, com validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.

Escrituração Contábil Digital - ECD
De maneira bastante simplificada, podemos definir a ECD, ou Sped Contábil, como a substituição dos livros da escrituração mercantil pelos seus equivalentes digitais. A partir do seu sistema de contabilidade, a empresa irá gerar um arquivo digital no formato especificado no anexo único à Instrução Normativa RFB nº 787/07 (disponível no menu Legislação). Devido a suas peculiaridades das diversas legislações que tratam da matéria, este arquivo pode també, ser tratado pelos sinônimos: Livro Diário Digital, Escrituração Contábil Digital – ECD, ou Escrituração Contábil em forma eletrônica.

Escrituração Fiscal Digital - ECD
A EFD, também conhecida como SPED Fiscal, se trata de um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte. Este arquivo deverá ser assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente SPED. A partir de sua base de dados, a empresa deverá gerar um arquivo digital de acordo com leiaute estabelecido em Ato COTEPE, informando todos os documentos fiscais e outras informações de interesse dos fiscos federal e estadual, referentes ao período de apuração dos impostos ICMS e IPI. Este arquivo deverá ser submetido à importação e validação pelo Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pelo Sped.